Intranet é um sistema que facilita a comunicação entre empresa e funcionário e você pode encontrar mais informações sobre o que é intranet clicando aqui. Implantar uma intranet é como implantar qualquer outro sistema na empresa, ou seja, tem tanta importância quanto qualquer outro projeto e o primeiro passo para ter uma implantação de sucesso é reconhecer isso.
Devido a importância da intranet, é preciso que se tenha vários cuidados ao implantar e na maioria das vezes, planejamento e comunicação podem evitar erros que custarão dinheiro e tempo para a empresa. Então listamos alguns erros comuns e vamos ajuda-lo a evitar.
1 Planejamento
O erro mais comum de todos é querer tudo ao mesmo tempo ou tudo pronto. Ter um planejamento é prioridade número 1, afinal, como diria o pensador chinês Confúcio, "Não pense por muito tempo; faça. Mas não faça por muito tempo; pense", é importante ter um equilíbrio entre pensamento e ação, portanto, evite retrabalho e futuras confusões, isso economizará dinheiro, tempo e energia da sua equipe.
Esse planejamento não precisa ser geral, você pode separar o projeto em fases. Alinhe com sua equipe o escopo do que seria essencial na intranet no primeiro momento e o que precisa ser cumprido, defina uma estratégia de implementações dividindo os papéis pra cada pessoa da equipe e agende seu primeiro lançamento.
2 Acompanhamento dos status
Se você não pode medir, você não pode gerenciar, como diria Peter Drucker. Para gerenciar você precisa conhecer e pra que isso aconteça, é importante marcar reuniões de checkpoint (Uma reunião pautada onde é alinhado as tarefas realizadas e as que ainda devem ser realizada), acompanhar o status de cada tarefa do projeto e garantir que tudo será entregue conforme o planejamento.
No próximo artigo irei explicar como criar um checkpoint de qualidade.
3 Ter o apoio de superiores
É importante ter o apoio de gestores, diretores, coordenadores e outros superiores para o lançamento. Lembre-se que muitos superiores servem de referência para os funcionários e se eles não derem importância ao projeto, certamente os colaboradores também não darão.
Sendo assim, é importante mostrar para todos a importância da intranet e deixar bem claro, especialmente para os gestores e a diretoria, os benefícios do sistema e porque eles devem apoiar.
4 Não focar no colaborador
Lembre-se, o foco é no colaborador final, você precisa construir um portal único onde está tudo centralizado, mostrar pro colaborador que a intranet é uma ferramenta indispensável e será lá que ele pode compartilhar informações, divulgar notícias, encontrará atalhos que facilitam os acessos e muito mais.
É muito comum encontrar intranet difíceis de se navegar ou empresas que não atualizam o conteúdo, isso acaba desanimando o colaborador e a intranet acaba em desuso. Entretanto, eu reuni algumas dicas que te ajudarão nisso, leia 7 dicas simples e infalíveis para utilizar na sua intranet e aproveito para deixar mais 13 dicas para dar aquela turbinada no seu portal.
5 Falta de comunicação
Comunicação é a chave de qualquer projeto em qualquer etapa. Ter uma má comunicação causa uma série de problemas, podendo destacar alguns:
Turnover (onde existe uma rotatividade alta de funcionários saindo e entrando na empresa), perder uma pessoa da equipe no meio de um projeto é crítico.
Finanças abaladas.
Fracassos em projetos de TI: Em uma pesquisa feita pela consultoria americana Spikes Cavell, 57% dos projetos de TI que não alcançaram os resultados esperados falharam por causa de uma comunicação ruim. Em segundo lugar ficou a falta de planejamento com 39% [...].
Informações se desencontram: Isso resulta em reuniões intermináveis, alta quantidade de palestras e outros pontos na perda de tempo.
Até o próximo artigo com dicas para um checkpoint de qualidade!
